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Ratgeber Zeitmanagement im Beruf

Zeit ist kostbar, Zeit ist knapp. Wer kennt das nicht? Besonders in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt werden wir von Ablenkungen überflutet und schnell läuft uns die Zeit davon. Wichtiges bleibt unerledigt, Überstunden sammeln sich an und am Ende leiden sogar die Familie oder Gesundheit. Doch Zeitmanagement kann man lernen. Hier ein paar Anregungen, wie Sie anstehende Aufgaben effizienter erledigen und den eigenen Stress-Level senken.

 

 

Geplantes Vorgehen statt panischem Aktivismus

„Meine Ruh ist hin, Mein Herz ist schwer; Ich finde sie nimmer und nimmermehr“, klagte schon Goethes Gretchen am Spinnrad. Ein Sprichwort unbekannten Ursprungs bringt es treffend auf den Punkt: „In der Ruhe liegt die Kraft“.

 

Auch im Arbeitsalltag sollten Sie sich nicht ständig unter Druck setzen. Statt gleich fünf Aufgaben auf einmal in Angriff zu nehmen, halten Sie kurz inne und fragen Sie sich, was gerade wirklich wichtig ist?

 

Ursachen für fehlendes Zeitmanagement erkennen und beheben

Zwei wesentliche Ursachen für fehlendes Zeitmanagement sind meist:

  1. Fehlende Unterscheidung zwischen dringlichen und wichtigen Aufgaben (zur Vertiefung siehe Eisenhauer-Prinzip).
  2. Nicht ausreichend fokussiertes Arbeiten an der aktuellen Aufgabe. Vor allem das weit verbreitete Multitasking ist häufig ein "Zeitkiller".

 

Wichtige und unwichtige Aufgaben unterscheiden

Die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, ist endlich. Daher ist es wichtig, dass Sie anstehende Aufgaben bewerten und entsprechend ihrer Wichtigkeit anpacken:

 

  • Was ist wirklich entscheidend und muss (ggf. sofort) von mir erledigt werden?
  • Was ist zwar dringlich, aber nicht so entscheidend, dass ich mich gleich selbst darum kümmern muss? Welche dieser Aufgaben kann ich vielleicht auch delegieren?
  • Welche Aufgaben sind eher unwichtig, können später erledigt oder sogar ganz vernachlässigt werden?

 

Fokus anstatt Multitasking

Die Vielzahl an Anliegen, Informationen und Ablenkungen im modernen Berufsalltag lassen uns leicht die Übersicht verlieren: Anrufe, E-Mails und Chat-Nachrichten unterbrechen die Konzentration auf die eigentliche Arbeit. Das wiederholte Beginnen einer komplexen Aufgabe kostet Sie viel Zeit.

 

Gewinnen Sie den Fokus zurück und nehmen Sie sich Zeit, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Dies können Sie beispielsweise erreichen, indem Sie E-Mails nicht ständig zwischendurch checken, sondern nur zu festen Zeiten, z.B. dreimal am Tag, indem Sie das Chatprogramm vorübergehend einfach schließen und das Telefon auf Ihr Sekretariat, Kollegen oder den Anrufbeantworter umleiten.

 

Natürlich ist es sehr hilfreich, wenn Sie nicht nur die Ablenkungen minimieren, sondern Ihren Arbeitstag von vornherein möglichst strukturiert planen. Hierzu bietet sich zum Beispiel die sogenannte ALPEN-Methode nach Lothar J. Seifert an.

 

Arbeiten mit Plan: die ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode erstellen Sie einen Tagesplan, der Sie bei der effizienten Erledigung der anstehenden Aufgaben unterstützt. Der Name dieser Methode leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der notwendigen Arbeitsschritte ab:

 

A = Aufgaben

Gewinnen Sie einen Überblick über anstehende Aufgaben und Termine. Berücksichtigen Sie sowohl Tagesaufgaben als auch die Wochen- und Monatsaufgaben. Größere Aufgabenblöcke sollten natürlich in einzelne Arbeitsschritte unterteilt werden. Kalkulieren Sie auch unvorhergesehene Aufgaben ein.

 

L = Länge

Schätzen Sie den jeweiligen Zeitaufwand und tragen Sie feste Zeiten für die einzelnen Aufgaben im Tagesplan oder in Ihrem Terminkalender ein. Nun haben Sie einen klaren Fahrplan, den Sie bearbeiten können. Zudem hilft Ihnen das Festlegen von persönlichen Terminen und Fristen Aufgaben pünktlich zu beenden und nicht ungewollt länger an bestimmten Dingen zu arbeiten.

 

P = Puffer

Sie sollten Ihren Arbeitstag möglichst nicht vollständig im Tagesplan verplanen. Irgendwas kommt immer dazwischen. Sehen Sie daher auch einen Zeitpuffer vor. Je nach Tätigkeit sollte der Puffer für Unerwartetes schon 20 – 40 Prozent ihrer Arbeitszeit betragen.

 

E = Entscheidungen

Sie bekommen unmöglich alles unter? Dann müssen Sie priorisieren: Welche Aufgaben sind am wichtigsten? Welche Aufgaben können auch delegiert werden? Welche Aufgaben haben noch Zeit? Und was ist vielleicht sogar nur „Zeitvertreib“ und kann ganz gestrichen werden?

 

N = Nachkontrolle

Haben Sie alles geschafft? Und sind auch alle Aufgaben mit einem zufriedenstellenden Ergebnis erledigt? Kontrollieren Sie die Ergebnisse der bereits erledigten Aufgaben und erhalten Sie Sicherheit, diese Aufgaben nicht mehr anfassen zu müssen.

 

Mehr Erfolg und Lebensqualität durch erfolgreiches persönliches Zeitmanagement

Effizienz und Effektivität sind wichtige Faktoren für den beruflichen Erfolg. Darüber hinaus schaffen sie persönliche Zufriedenheit und wirken sich nicht selten positiv auf das Privatleben aus – zum Beispiel indem Sie hierfür nun mehr Zeit haben und diese unbelastet genießen können.

 

Vielleicht konnten wir Ihnen ein paar Anregungen für Ihr individuelles Zeitmanagement geben. Probieren Sie es doch mal aus!

 

 

 

 

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